Lagervärdesberäkningar i realtid
Extend Commerce hanterar olika värderingsprinciper för ett lager, bland annat manuellt, senaste kända inköpspris, medelvärden eller enligt fifoprincipen (first in/first out). Svårigheten i att få korrekta lagervärden både på enskild artikel och på det totala värdet handlar om att inköpspriset oftast inte är exakt känt vid mottagning och när leverantörsfakturan med ett korrekt inköpspris anländer kan hela eller delar av lagret redan vara förbrukat.
Affärssystemet har kontroll på omvärderingar baserat på detta och hanterar två olika lagerpriser på produkt. För att säkerställa summan av antalet av en artikel *lagerpris alltid är lika med lagervärdet från leverantörsfakturor.
Görs omräkningar baserat på leverantörsfakturor, så skapar applikationen transaktioner för både lagervärdet och eventuell kostnad för sålda varor som redan lämnat lagret.
Kundreskontra
Extend Commerce erbjuder en totalintegrerad reskontrahantering, helt automatiserat mot ordersystemet och kreditgränser. I kundreskontran registreras kundfakturorna, betalningar och sammanställs i en kundfakturajournal som summeras till en bokföringsorder. Tillsammans med kundfakturajournalen utgör bokföringsordern ett underlag för bokföringen som enkelt och elektroniskt kan föras över till redovisningssystemet.
Leverantörsreskontra
Extend Commerce kraftfulla inköpssystem skapar inköp för/vid olika situationer. Oavsett varför och vart leveransen från leverantör ska levereras skapas en inköpsorder. I affärssystemet kan du välja var och när en inköpsorder ska bokföras, två vanliga alternativ är när de är skapade eller när de är bokförda.
Inköpsordrarna finns sedan i en leverantörsreskontra i affärssystemet. I slutänden ska denna reskontra hanteras i ditt redovisningssystem. Om Extend informerar ditt redovisningssystem om gjorda inköp och mottagningar och redovisningssystemet sköter avprickning, eller om det först görs en avprickning i systemet för att sedan skickas till redovisningssystemet är ett val du kan göra själv.
Huvudbok/Verifikat
Extend Commerce ersätter inte ett redovisningssystem, däremot hanterar det de finansiella delarna i affärsprocesserna och samverkar med redovisningssystem. I Extend Commerce loggas allt som sker, alla transaktioner som har en ekonomisk påverkan körs via ett konteringsregelverk och utifrån detta noteras konton och kostnadsställen på varje transaktion.
Transaktionerna sammanställs manuellt eller automatiskt med löpnummer och spårbarhet och informationen är formaterad som färdiga huvudboksunderlag till redovisningen. Kommunikationen med redovisningen sker antingen manuellt, via SIE-filer eller automatiskt via någon form av tekniskt gränssnitt. Vi hanterar allt från webbtjänster till traditionella EDI-filer för samverkan med redovisning.
Automatisk fakturadistribution
Att skapa en faktura kan ske på många olika sätt, och framförallt vid många olika tillfällen. Extend Commerce hanterar regelverk som gör att fakturor skapas antingen manuellt, automatiskt i samband med orderläggning, i samband med plockkvittens från lager, eller när leverantör har bekräftat leverans av direktlevererade artiklar.
När fakturan, eller underlag för fakturan, har skapats så ska den distribueras. Du eller dina kunder kan välja både format och distributionssätt eftersom Extend hanterar flera olika varianter. Fakturan kan skickas i något av de format som Extend stödjer (pdf via mail, manuell utskrift, Svefaktura eller EDI / EDIFACT fakturor) eller skickas automatiskt för distribution av något annat system, t.ex. ditt bokföringssystem eller en extern tjänst.
Koncernkontering
För koncerner med verksamhet i olika juridiska enheter/länder använder Extend Commerce en extra nivå i regelverket innan kommunikation med redovisningssystemen sker. Det möjliggör att bygga koncerngemensamma processer utan att behöva ha koncerngemensam redovisning. I plattformen kan två olika dotterbolag inom samma koncern köra samma processer mot kunder, leverantörer och lager. Extend Commerce vet vem som äger transaktionen och lagret, vem som ställer ut fakturan och till vem betalning ska ske. All kommunikation sker unikt per dotterbolag, redovisningssystemen behöver inte vara samma, datan levereras med egna obrutna löpnummer formaterat så det passar respektive bolagssystem.
Systemet används då man snabbt vill uppnå synergier med förvärv / samverkan inom en koncern utan att behöva byta affärssystem inom koncernen.
Analys och rapport
MedExtend Commerce är det lätt att övervaka verksamheten. Varje förändring eller avvikelse i logistiken, inventeringen eller försäljningen syns i systemet vilket ger en total kontroll över alla delar i processen och ger kunden de bästa förutsättningarna för att ta rätt beslut för företaget.
Analys
Anpassa KPI: er mot era nyckeltal och mål baserat på behov
Du kan själv välja vilka nyckel-KPI:er som visas direkt på dashboard. De valda KPI:erna visar företagets diagram och nummer samt KPI:ernas status.
Med realtidsdata och meddelanden vid avvikelser kan Extend Commerce leverera en total kontroll över verksamheten. Att vara i kontroll innebär att kunden vet vad som händer när det händer eller till och med tidigare. På så sätt möjliggörs proaktivitet i affärsbesluten. Rapporterna och analyserna håller dig i konstant kontroll eftersom data presenteras i realtid. För att vara effektiv bör man fokusera på avvikelserna och uppmärksammas på när saker tenderar att gå utanför det vanliga och prognostiserade. Därför skapade Extend Commerce möjligheten att definiera och anpassa dina varningspunkter för varje vald KPI.
Rapport- och analysfunktionaliteten är lätt att använda och data kan enkelt exporteras till Excel-format om dataanalysen görs i ett annat program.
Försäljning
Försäljning och försäljningsprognoser kan övervakas på flera olika sätt, sker avvikelser aviseras det direkt. Extend Commerce förser dig med en uppsättning nyckeltal eller KPI:er ( Key Performance Indicators) t ex spåra värdeerbjudande, konvertering, intäkt vs prognos och tid till beslut. Behövs ytterligare nyckeltal kan affärssystemet hjälpa er med specifika data och proaktiv dataanalys kring returlogistik och lönsamhet för specifika kunder och/eller produkter.
Rapporter
Extend Commerce har ett stort rapportarkiv som uppdateras kontinuerligt. Du kan extrahera den data som behövs och sedan exportera dem till Excel eller andra standardformat för vidare analys. Om du inte vill skapa dem själv kan t.ex. affärssystemet göra det via funktionen ”Schemalagda rapporter”. Du väljer vilken data och när och var den ska skickas.
Proaktiv notifiering
Proaktiva notifieringar identifierar viktiga intresseområden för kunder som varningar, eller ändringar i KPI:erna. Istället för att kontrollera allt hela tiden gör Extend Commerce det så att du kan fokusera på avvikelserna och att förhindra att något fel uppstår.
Tidigare använde vi flera olika system för fakturering, lagerhantering och order vilket innebar att vi hade många felkällor. Bland annat var vi tvungna att ha uppdaterade lagersaldon i två olika system vilket inte gick att automatisera. I dag är Extend Commerce system vårt enda affärssystem. Det täcker in alla delar av våra affärsprocesser, har minimerat antalet felkällor, förenklar kommunikationen med våra kunder och leverantörer plus att det sparar väldigt mycket tid. Ett exempel på ökad effektivitet är fakturahanteringen. Tidigare jobbade en person fyra timmar per vecka för att sköta fakturering. Idag skapas fakturan automatiskt och skickas via e-post, EDI eller post. För oss är det en enorm tidsbesparing som lätt kan omvandlas till kronor och ören.