Værdiberegning af lager i realtid
Extend Commerce håndterer forskellige metoder for værdiansættelse af jeres lager, blandt andet manuelt, seneste kendte indkøbspris, gennemsnitspris eller FIFO-metoden (først ind/først ud). Udfordringen med at opnå korrekte lagerværdier, både for enkelte varer og for den samlede værdi, skyldes ofte, at den præcise indkøbsprisen sjældent er kendt ved modtagelse, og når fakturaen fra leverandøren ankommer med den korrekte indkøbspris, kan hele eller dele af lageret allerede være brugt.
Forretningssystemet har kontrol over genvurdere lageret baseret på dette og håndterer to forskellige lagerpriser pr. produkt. Dette sikrer, at summen af et antals varers*lagerpris altid svarer til lagerværdien fra leverandørfakturaer.
Hvis der foretages omregninger baseret på leverandørfakturaer, opretter systemet transaktioner både for lagerværdien og eventuelle omkostninger for solgte varer, der allerede har forladt lageret.
Tilgodehavende
Extend Commerce tilbyder en fuldt integreret kunderegnskabsføring, der er fuldt automatiseret i forhold til ordresystemet og kreditgrænser. I tilgodehavende registreres kundefakturaerne og betalingerne, som sammen bliver samlet i en folder til kundefaktura og herefter opsummeres i en bogføringsordre. Sammen med folderen til kundefaktura udgør bogføringsordren grundlaget for bogføringen, som nemt og elektronisk kan overføres til regnskabssystemet.
Kreditor
Extend Commerce’s robuste indkøbssystem muliggør indkøb til forskellige situationer. Uanset årsagen og ligegyldigt hvor og hvornår leverancen fra leverandøren skal leveres, oprettes der en indkøbsordre. I forretningssystemet kan du selv vælge, hvor og hvornår en indkøbsordre skal bogføres. De to typiske alternativer er, når de oprettes, eller når de bogføres.
Indkøbsordrene er derefter tilgængelige i en leverandørkonto i forretningssystemet. Til sidst skal denne leverandørkonto håndteres i dit regnskabssystem. Du kan frit vælge mellem om Extend skal informere dit regnskabssystem om de foretagne køb og modtagelser og regnskabssystemet håndterer afstemningen, eller alternativt, at der først foretages en afstemning i systemet, som derefter skal sendes til regnskabssystemet.
Hovedbog/Verifikation
Extend Commerce erstatter ikke et regnskabssystem; det håndterer dog de finansielle aspekter af forretningsprocesserne og samarbejder med regnskabssystemer. I Extend Commerce registreres alt der sker. Alle transaktioner med økonomisk indflydelse kører gennem en kontoplan, og baseret på dette registreres konti og omkostningssteder for hver transaktion.
Transaktionerne samles manuelt eller automatisk med løbenumre og sporbarhed, og informationen formateres som færdige en færdig hovedbog til regnskabet. Kommunikationen med regnskabssystemet sker enten manuelt, via SIE-filer eller automatisk via en form for teknisk grænseflade. Vi håndterer alt fra webtjenester til traditionelle EDI-filer for samarbejde med regnskabssystemer.
Automatisk fakturadistribution
At oprette en faktura kan ske på mange forskellige måder og ved mange forskellige lejligheder. Extend Commerce håndterer regler, der gør det muligt at oprette fakturaer enten manuelt, automatisk i forbindelse med ordreafgivelse, ved med plukkvittering fra lageret eller når leverandøren selv har bekræftet levering af direkte leverede varer.
Når fakturaen eller grundlaget for fakturaen er oprettet, skal den distribueres. Du eller dine kunder kan vælge både format og distributionsmetode, da Extend håndterer flere forskellige varianter. Fakturaen kan sendes i et af de formater, som Extend understøtter (pdf via e-mail, manuel udskrift, Svefaktura eller EDI / EDIFACT fakturaer), eller den kan sendes automatisk til distribution fra et andet system, f.eks. dit regnskabssystem eller en ekstern tjeneste.
Koncernregnskab
For koncerner med aktiviteter i forskellige juridiske enheder eller lande anvender Extend Commerce et ekstra lag i regelsættet, inden kommunikationen med regnskabssystemerne sker. Dette gør det muligt at opbygge fælles koncernprocesser uden at have fælles regnskab. På platformen kan to forskellige datterselskaber inden for samme koncern køre de samme processer for kunder, leverandører og lager. Extend Commerce ved, hvem der ejer transaktionen og lageret, hvem der udsteder fakturaen, og hvem betalingen skal foregå til. Al kommunikation sker unikt pr. datterselskab, regnskabssystemerne behøver ikke være de samme, og dataen leveres med egne ubrudte løbenumre, formateret til at passe til det respektive selskabssystem.
Systemet anvendes, når man ønsker at opnå hurtige synergieffekter med opkøb/samarbejde inden for en koncern uden at skulle skifte forretningssystem internt i koncernen.
Analyse og rapport
Med Extend Commerce er det nemt at overvåge virksomheden. Enhver ændring eller afvigelse i logistikken, inventaret eller salget vises i systemet, hvilket giver fuld kontrol over alle dele af processen og giver kunden de bedste forudsætninger for at træffe de rigtige beslutninger for virksomheden.
Analyse
Tilpas KPI’er til nøgletal og mål baseret på behov
Du kan selv vælge, hvilke centrale KPI’er der vises direkte på dashboardet. De valgte KPI’er viser virksomhedens grafer og tal samt KPI’ernes status.
Med realtidsdata og meddelelser ved afvigelser kan Extend Commerce levere fuld kontrol over virksomheden. At have kontrol betyder, at kunden ved, hvad der sker, når det sker, eller endda før det sker. Dette muliggør proaktivitet i forretningsbeslutningerne. Rapporter og analyser holder dig konstant opdateret, da data præsenteres i realtid. For at være effektiv bør du fokusere på afvigelserne og være opmærksom på, når tingene begynder at afvige fra det normale og planlagte. Derfor har Extend Commerce skabt muligheden for at definere og tilpasse dine advarselspunkter for hver enkelte KPI.
Rapport- og analysefunktionaliteten er nem at bruge, og data kan nemt eksporteres til Excel-format, hvis dataanalysen udføres i et andet program.
Salg
Salg og salgsprognoser kan overvåges på flere forskellige måder, og hvis der opstår afvigelser, informeres I øjeblikkeligt. Extend Commerce leverer dig en række nøgletal eller KPI’er (Key Performance Indicators), såsom tracking af værditilbud, konvertering, indtægt kontra prognoser og vigtigst af alt tid til beslutning. Hvis der er behov for yderligere nøgletal, kan forretningssystemet hjælpe jer med specifikke datapunkter og en proaktiv dataanalyse til returlogistik og lønsomhed for specifikke kunder og/eller produkter.
Rapporter
Extend Commerce har et omfattende rapportarkiv, der løbende opdateres. Du kan trække det nødvendige data ud og derefter eksportere dem til Excel eller andre standardformater til yderligere analyse. Hvis du ikke ønsker at oprette dem selv, kan forretningssystemet gøre det f.eks. via funktionen ‘Planlagte rapporter’. Du vælger selv, hvilke data der skal inkluderes, og hvornår og hvor de skal sendes.
Proaktiv notifikationer
Proaktive notifikationer identificerer vigtige interesseområder for kunder som advarsler eller ændringer i KPI’erne. I stedet for at overvåge alt hele tiden, gør Extend Commerce det muligt for dig at fokusere på afvigelserne og forhindre, at der opstår fejl.
Tidligere brugte vi flere forskellige systemer til fakturering, lagerstyring og ordrer, hvilket resulterede i mange fejl. Blandt andet skulle vi have opdaterede lagersaldoer i to forskellige systemer, hvilket ikke kunne automatiseres. I dag er Extend Commerce-systemet vores eneste forretningssystem. Det dækker alle dele af vores forretningsprocesser, har minimeret antallet af fejl, forenklet kommunikationen med vores kunder og leverandører, og det sparer os meget tid. Et eksempel på øget effektivitet er fakturahåndtering. Tidligere arbejdede en person fire timer om ugen for at håndtere fakturering. I dag oprettes fakturaen automatisk og sendes via e-mail, EDI eller post. For os er det en enorm tidsbesparelse, der nemt kan omsættes til kroner og ører.