Saml alt på ét sted
At have alle oplysninger samlet ét sted er gået fra at være “godt” til at være helt essentielt, hvis man skal have en funktionel digital handelsløsning. Den digitale handel har ændret handelsbetingelserne, og nu findes både leverandører og kunder i flere kanaler som web, sociale medier og EDI. Dette er en udfordring, da det både er kompliceret og tidskrævende at holde styr på sin virksomhed med alt fra indkøb, lagre på forskellige steder, levering til dør eller afhentningssted, del-leverancer og meget mere.
I mange tilfælde resulterer dette i sene nætter med meget dobbeltarbejde og manuel kopiering af data fra det ene system eller Excel-ark til det andet. Dette påvirker både rentabiliteten og muligheden for at fokusere på kunden og produkterne eller tjenesterne. Med en tidskrævende, kompliceret administration risikerer man, at virksomheden ikke når sit potentielle vækst.
Hvordan kan Extend Commerce hjælpe?
Løsningen er at have alt samlet ét sted for fuldstændig kontrol og overblik. Extend Commerce samler alle oplysninger om indkøb, leverandører, artikler, kunder, ordrer og transporter, hvilket giver en total kontrol i alle kanaler.
Ordreflow
Ordren er nøglen til al forretning og “bæreren” af både de produkter/tjenester, der bestilles og sælges, men også af finansiel information og kundeoplevelsen. Nøglen til digital handel og et skarpt og godt kundetilbud ligger i at kunne tilbyde og især håndtere forskellige ordretyper.
Normalordren er ofte knyttet til forskellige tidsvinduer (cut-offs) og håndterer størstedelen af indkøb og salg. Den har en forventet leveringsdato, og pris og mængde er vigtige faktorer. En normalordre skal naturligvis kunne håndtere, både når kunden ønsker sin vare, og når kunden kan få den.
Flere ordretyper
Fleksibilitet hjælper dig med at blive effektiv.
Aftalebestilling
En aftalebestilling er en kontraktlig ordre, hvor køberen har fastsat en bestemt mængde for en bestemt periode. Systemet gør det muligt at allokere saldoen og kalde op mod den specifikke volumen, der er knyttet til kontrakten. Dynamisk kan XTND BACKEND sikre, at køberen, hvis han ikke ved, at der er en kontraktordre at kalde fra, får mulighed for at vælge i “check-out”. Den kan også knyttes dynamisk til f.eks. en virksomhedsgruppe, så undergrupper eller datterselskaber har adgang til hovedkontrakten for det specifikke produkt.
Abonnementsordre
Abonnementsordren giver mulighed for at tilbyde slutkunden et abonnement på en produkt/tjeneste over en periode. Intervallet kan tilpasses efter kunden, for eksempel hvis levering skal ske på en bestemt dag, eller hvis abonnementet skal sættes på pause i en periode. Abonnementsordrer gør det lettere for kunden og muliggør skabelsen af tilbagevendende indtægter med høj margin og lav kundeafgang.
Returordre
I dag kan op til 35% af det, der bestilles, komme tilbage som returvarer, og det er vigtigt at kunne håndtere både de fysiske aspekter (hvordan opfører kunden sig, hvor skal varerne sendes hen og hvornår) og de økonomiske aspekter (hvornår skal varen krediteres, hvor meget koster returneringen osv. En god returproces er i mange tilfælde afgørende for en rentabel og effektiv e-handel.
Expressordren
Expressordren håndterer afvigelser. Expressordren skaber mulighed for at ændre standardordren delvist eller fuldstændigt, hvilket er godt, hvis man får en supplerende bestilling, når standardordren allerede er plukket, eller i tilfælde hvor situationen kræver hurtig handling, der afviger fra standarden.
Erstatningsordre
Erstatningsordren går automatisk ind og erstatter en normal ordre, som af en eller anden grund ikke kan behandles helt eller delvist. Erstatningsordren styres af et sæt regler, som sælgeren kontrollerer og sikrer, at kunden modtager et tilsvarende produkt/service.
Restordre
At vise præcis tilgængelig saldo, med nøjagtige tidspunkter for næste mulige levering, gør at kunderne vælger produkter, der kan leveres. Men når ordren ikke kan leveres i sin helhed til den ønskede tid, skal man kunne håndtere restordrelogik i forhold til sine kunder.
Ledetider
Hvis ordren og ordretypen er nøglebegreber i forholdet mellem leverandører og kunder, så er ledetider det, der sikrer, at kundeløfter kan skabes og overholdes. Ledetiderne er grundlaget for, hvordan forretningsflowet, fra bestilling af varen til slutkundelevering, udføres og inden for hvilke tider. Med mulighed for at opsætte ledetider per proces i flowet og lade systemet hele tiden beregne dem, kan sælgeren tilbyde en række unikke funktioner og tjenester såsom “crossdocking” af direkte leverancer, shop-in-shop, kundespecifikke leveringsdatoer, optimeret lagerpluk, sourcing fra forskellige lagre osv.
Ledetider er også en vigtig og grundlæggende del af at beregne og styre indkøbsfunktionen og sikre, at den rigtige mængde varer bliver bestilt på det rigtige tidspunkt, hvilket hænger sammen med kapitalbinding og sikkerhed på lageret.
Avanceret artikelstyring
Forskellige produkter og varer sælges til forskellige kundegrupper og partnere. For at kunne opfylde alle de forskellige behov skal sælgeren kunne knytte forskellige egenskaber og attributter til hver enkelt vare. En artikel kan være en såkaldt struktureret artikel med forskellige farver og flere størrelser eller bestå af flere artikler i et kit (‘bundled product). Dette og en række andre egenskaber som f.eks. erstatningsvare, alternativ vare, dokumentation, salgsenhed/emballage er afgørende for at kunne understøtte og styre, hvis salget skal fungere med forskellige kundegrupper og forskellige kanaler.
Forsyningslogik
Extend Commerce har en avanceret lager- og forsyningslogik, der muliggør håndtering og kontrol af f.eks. konsignationslagre både hos kunden og hos leverandøren. E-handel mod kunden skal kunne håndtere mange forskellige forsyningsmetoder som lagerleverancer, direkte leverancer, konsignationsleveranser og digitale leveranser.
Forretningssystemet præsenterer også leveringstider og muligheder for samleverancer baseret på kundens behov og tilgængelighed, uanset distributionsmetode. Dette muliggør håndtering af store mængder varer, uanset hvilket lager de befinder sig på, og optimering af forsyningen af produkter/tjenester i forhold til butikker, egne lagre og direkte leverancer. Yderligere centrale elementer i forsyningslogikken er, at leverandøren selv kan integreres og interagere i processen. Eksempler på dette er:
- Leverandør får automatisk saldo- og tilgængelighedsrapporter over status på de varer, de leverer.
- Leverandører kan selv træffe beslutninger om genopfyldning af lager, advisere dette for at skabe en forventet indlevering på lager, dvs. leverandørstyret lager.
- Leverandør kan logge ind og se prognoser for forbrug af de varer, de leverer.
- Leverandører modtager ordrer med udformede dokumenter for direkte levering via login i leverandørportal eller via e-mail.
Kundefaktura
Extend Commerce håndterer forskellige betalingsformer og distribuerer fakturaer på adskillige måder; via e-mail, elektronisk faktura, EDI, gennem printhus eller manuelt, dvs. udskrivning og brev. Alt dette samarbejder og styres ud fra regler knyttet til kunden, ordretyper, betalingsmetoder og distributionsmetoder.
Virksomhedskunder handler sjældent med kreditkort. Økonomisk regulering mellem virksomheder sker oftest gennem en form for kredit fra sælger til køber, f.eks. faktura med 30 dages betalingsfrist. Da målet med effektive flows og e-handel er at minimere administrativ tid på hver ordre og leverance, kontrolleres indkommende ordrer normalt ikke. Derfor er der behov for kontrolfunktioner i systemet, der beslutter, om ordren skal frigives til levering. Forretningssystemet har indbygget kreditgrænsestyring for alle kunder, som automatisk beregnes mod angivne maksimumværdier, leverancer og kundeindbetalinger.
Hvis en kunde placerer en ordre i e-handlen uden godkendt kredit, eller hvis der er ubetalte fakturaer, vil ordren blive registreret som normalt, men sidde fast i en gennemgangskø. Samtidig vil den ansvarlige person modtage en notifikation om, at en ordre er fastlåst, og der er behov for en beslutning om, hvorvidt ordren skal frigives eller ej. Derudover har vi mulighed for at oprette fakturaen før eller efter ordren er produceret på lager, hvilket betyder, at den f.eks. kan vedlægges eller oprettes efterfølgende baseret på den faktisk kvitterede mængde og dermed tilføje den korrekte fragtomkostning, som også kan inkludere f.eks. EUR-paller.
Fakturahåndteringen inkluderer også faktura via EDI eller e-mail. Selvfølgelig kan brugeren også se sin faktura i webshoppen.