Chat with us, powered by LiveChat

Order management

Det är många bollar som ska hållas i luften när man driver företag. Genom att samla all information på samma ställe får du en total kontroll över företagets processer, från order till slutfakturering.
Se video

Samla allt på ett ställe

Att ha all information på ett ställe har gått från att ”vara bra” till  att vara helt nödvändigt, om man ska ha en funktionell digital lösning för handel. Den digitala handeln förändrade förutsättningarna för handeln och nu finns både leverantörerna och kunderna i flera kanaler som web, social media och EDI. Det innebär en utmaning eftersom det både är svårt och tidskrävande att hålla ihop sin verksamhet med allt från inköp, lager på olika ställen, leverans till dörr eller uthämtningsplats, delleveranser och mycket mer.

Resultatet blir i många fall sena nätter med mycket dubbelarbete och manuellt kopierande av data från det ena systemet eller Excelarket till det andra. Det påverkar både lönsamheten och möjligheten att lägga fokus på kunden och produkterna eller tjänsterna. Med en tidskrävande komplicerad administration riskerar man att företaget inte når sin potentiella tillväxt.

 

Vill du veta mer?

Hur kan Extend hjälpa till?

Lösningen är att ha allt på samma ställe för fullständig kontroll och överblick. Extend samlar all information om inköp, leverantörer, artiklar, kunder, ordrar och transporter vilket ger en totalkontroll i alla kanaler.

 

Orderflöden

Ordern är nyckeln till all affärsverksamhet och ”bäraren” av både produkterna/tjänsterna som beställs och säljs men också av finansiell information och kundupplevelsen. Nyckeln till en digital handel och ett spetsigt och bra kunderbjudande ligger i att kunna erbjuda och framför allt hantera olika ordertyper.

Normalordern är oftast kopplad till olika tidsfönster (cut offs) och hanterar majoriteten av inköp och försäljning.  Den har ett förväntat leveransdatum och pris och kvantitet är viktiga faktorer. En normalorder ska givetvis kunna hantera när kunden vill ha sin vara men också när kunden kan få den.

Flera ordertyper

Flexibilitet hjälper dig bli effektiv

Agreed order

Agreed order är en avtalsorder där köpare har bestämt en viss volym under en viss period. Systemet gör det möjligt att allokera saldo och avropa mot den specifika volymen som är knuten till avtalet. Dynamiskt sett så kan Extend se till så att köparen, i det fall han inte känner till att det finns en avtalsorder att avropa ifrån, får möjlighet att välja i ”check-out”. Det går dessutom dynamiskt koppla mot tex. en företagsgrupp så att undergrupper eller dotterbolag får tillgång till huvudavtalet för den specifika produkten.

Prenumerationsorder

Prenumerationsordern ger möjlighet att erbjuda slutkunden prenumereration på en produkt/tjänst över en period. Intervallet kan anpassas efter kund, exempelvis om levererans ska ske en särskild dag, eller om prenumerationen ska pausas ett tag. Prenumerationsorder underlättar för kunden och gör det möjligt att skapa återkommande intäkter med hög marginal och lågt kundtapp.

Returorder

Idag kan upp till 35% av det som beställs komma tillbaka som returer och då är det viktigt att både kunna hantera dels de fysiska aspekterna (hur beter sig kunden, vart ska sakerna skickas och när) såväl som de finansiella aspekterna (när ska varan krediteras, hur mycket kostar returen etc.). En bra returprocess är i många fall helt avgörande för en lönsam och effektiv e-handel.

Expressorder

Expressordern hanterar avvikelser. Expressordern skapar möjlighet att ändra normalordern till vissa delar eller fullt ut, vilket är bra om man får en kompletterande beställning när normalordern plockats eller i de fall situationen kräver ett snabbt agerande som avviker från standard.

Ersättningsorder

Ersättningsordern går automatiskt in och ersätter en normalorder som av en eller annan anledning inte kan hanteras helt eller delvis. Ersättninssordern styrs av ett regelverk som säljaren kontrollerar och som ser till att kunden får en likvärdig produkt/tjänst.

Restorder

Att visa exakt disponibelt saldo, med exakta tider för nästa möjliga leverans gör att kunderna väljer produkter som kan levereras, men när ordern inte kan levereras i sin helhet vid önskad tid måste man kunna hantera restorderlogik i förhållande till sina kunder.

Kontakta oss för att optimera din orderhantering Kontakta oss

Ledtider

Om ordern och ordertypen är nyckelbegreppet i affären mellan leverantörer och kunder så är ledtider det som ser till att kundlöften kan skapas och hållas. Ledtiderna är grunden för hur affärsflödet, från beställning av varan till slutkundsleverans, görs och inom vilka tider. Med möjlighet att sätta upp ledtider per process i flödet och låta systemet hela tiden räkna på dem kan säljaren erbjuda en rad unika funktioner och tjänster så som ”crossdocking” av direktleveranser, shop-in-shop, kundspecifika leveransdatum, optimerat lagerplock, sourcning från olika lager mm.

Ledtider är också en viktig och bärande del för att räkna ut och hantera inköpsfunktionen och att rätt mängd varor beställs i rätt tid kopplat till kapitalbindning och säkerhet i lagret.

Avancerad artikelhantering

Olika produkter och artiklar säljs till olika kundgrupper och partners. För att kunna tillgodose alla de olika behoven måste säljaren kunna koppla olika egenskaper och attribut till respektive artikel. En artikel kan en artikel vara en så kallad strukturartikel med olika färger och flera storlekar eller bestå av flera artiklar i ett kit (bundled product). Detta och en rad andra egenskaper som bland annat ersättningsartikel, alternativ artikel, dokumentation, säljenhet/förpackning är avgörande att kunna ha stöd för och hantera om försäljningen ska kunna fungera mot olika kundgrupper och olika kanaler.

Försörjningslogik

Extend har en avancerad lager- och försörjningslogik som möjliggör hantering och kontroll av t ex konsignationslager både hos kund och hos leverantör. E-handel mot kund måste kunna hantera många olika försörjningssätt som lagerleveranser, direktleveranser, konsignationsleveranser och digitala leveranser.

Extend presenterar leveranstid och möjlighet till samleveranser baserat på kundens behov och tillgänglighet oavsett distributionssätt. Detta möjliggör hantering av stora mängder varor oavsett på vilket lager de finns och optimering av försörjningen av produkter/tjänster kopplat till butiker, egna lager och direktleveranser. Ytterligare bärande delar i försörjningslogiken är att leverantören själv kan integreras och interagera i processen. Exempel på detta är:

  • Leverantör får automatiskt saldo och disponibilitetsrapporter över status på de varor som de levererar.
  • Leverantörer kan själva ta beslut om påfyllnad av lager, avisera detta för att skapa en förväntad inleverans på lager, dvs leverantörsstyrt lager.
  • Leverantör kan logga in och se prognoser på förbrukning av de varor de levererar.
  • Leverantörer får beställningar med utformade dokument för direktleverans via inloggning i leverantörsportal alt via e-post.
Översiktsbild försörjningslogik

Kundfaktura

Extend hanterar olika former av betalningar och distribuerar fakturor på olika sätt; e-post, elektronisk faktura, EDI, via printhouse eller manuellt, dvs utskrift och brev. Allt samverkar och styrs utifrån regler kopplade till kund, ordertyper, betalsätt och distributionssätt.

Företagskunder handlar sällan med kreditkort. Ekonomisk reglering mellan företag sker oftast med någon form av kredit av säljare till köpare, t.ex. faktura 30 dagar. I och med att syftet med effektiva flöden och e-handel är att minimera administrativ tid på varje order och leverans kontrollerar ingen normalt sett inkommande order. Därför behövs kontrollfunktioner i systemet som beslutar om ordern ska släppas igenom för leverans. Extend har inbyggd kreditgränshantering på alla kunder som beräknas automatiskt mot angivna maxvärden, utleveranser och kundinbetalningar.

Om en kund lägger en order i e-handeln utan godkänd kredit eller om det finns obetalda fakturor kommer ordern att registreras som vanligt men fastnar i en granskningskö. Samtidigt kommer ansvarig person att få en avisering om att en order har fastnat, och det behövs ett beslut om ordern ska frisläppas eller inte. Till detta har vi möjlighet att skapa fakturan innan eller efter ordern producerats på lager, vilket gör att den kan till exempel bipackas, eller skapas i efterhand på faktisk kvitterad volym och därigenom lägga till rätt fraktkostnad som då även kan inkludera t ex EUR-pallar.

Fakturahanteringen innebär även faktura EDI-mässigt eller via e-post. Självklart kan användaren också se sin faktura i webbshopen.

Order management är nyckeln till framgång! Kontakt