Tidsbesparing, ökad effektivitet och bättre kommunikation för Agrol Oil – med Extend

Agrol Oil är ett bolag inom Lantmännen som levererar smörjmedel och olja till proffsmarknaden – framförallt till jord- och skogsbruk. Bolaget har ett heltäckande produktprogram med produkter som är speciellt framtagna för att tåla extrema påfrestningar i maskiner som aldrig står stilla. Försäljningen sker uteslutande via återförsäljare och all distribution går via en 3PL-partner i Kungsängen.

– Tidigare använde vi flera olika system för fakturering, lagerhantering och order vilket innebar att vi hade många felkällor. Bland annat var vi tvungna att ha uppdaterade lagersaldon i två olika system vilket inte gick att automatisera, berättar Fredrik Andersson på Agrol Oil.

Lösningen blev Extends plattform för handel som på vissa områden har kundanpassat efter Agrol Oils behov. Idag använder Agrol Extends system för bland annat order, fakturering, bokföringsunderlag och inleveranser.

– Idag är Extends system vårt enda affärssystem. Det täcker in alla delar av våra affärsprocesser, har minimerat antalet felkällor, förenklar kommunikationen med våra kunder och leverantörer plus att det sparar väldigt mycket tid, berättar Fredrik.

Ett exempel på ökad effektivitet är fakturahanteringen. Tidigare jobbade en person fyra timmar per vecka för att sköta fakturering. Idag skapas fakturan automatiskt och skickas via e-post, EDI eller post.

– För oss är det en enorm tidsbesparing som lätt kan omvandlas till kronor och ören, säger Fredrik.
Agrols 3PL-partner är också användare av Extends system vilket ytterligare effektiviserar kommunikationen mellan Agrol, kunden och distributören.

Inleveranser registreras elektroniskt
90 procent av Agrol Oils inleveranser kommer från en smörjmedelsfabrik som bolaget är delägare i. Inleveranserna rapporteras elektroniskt in i systemet. Övriga 10 procent av inleveranserna registreras manuellt.

Webbshop med automatiska aviseringar
Agrol Oil har även en webbshop från Extend där kunder smidigt kan beställa produkter. Webbshopen är självklart helt integrerad med resten av Extends plattform och ordererkännande, leveransaviseringar och fakturering sköts helautomatiskt.

agrol
– Vårt mål är att minska antalet manuella ordrar till noll och med Extends system för både oss och vår 3PL-partner är vi på god väg att nå dit, berättar Fredrik.

I webbshopen har Agrol Oil också en kundanpassad fraktprislista som baseras på bolagets egna fraktavtal.

– På så vis kan vi erbjuda våra kunder verkliga fraktkostnader där kunden i realtid kan se hur ordern stegvis påverkar fraktkostnaden beroende på hur stora volymer du beställer.

Specialfunktion effektiviserar export
En del av Agrols produkter går på export till Norge vilket innebär att en så kallad proformafaktura, som visar det samlade värdet på en leverans, måste skapas och skickas med sändningen som underlag för tullen.

– Tidigare fick vi göra detta manuellt för varje sändning. Idag kan vi skapa proformafakturor automatiskt i Extends system vilket självklart minskar risken att något blir fel, förklarar Fredrik.


Agrols system från Extend har rullat sedan 2012-11-01 och har under den tiden
hanterat 40 000 antal ordrar och sparat cirka 600 arbetstimmar per år.

Highlights
Ökad automatisering och effektivare affärsflöden med en integrerad systemlösning.
Utmaningar
Krav från kunder att ta emot EDI-order.
Problem med manuella rutiner och inmatningar i flera system.
Resultat
Ökad effektivitet genom automatisering av affärsflödet från inleverans via order, utleverans till fakturering och bokföring. Agrol Oil räknar med en besparing på 300 000 kr/år i driftskostnader tack vare Extends lösning.