Integritetspolicy

Välkommen till Extend Commerce (“vi”, “våra”, “oss”) sida om behandling av personuppgifter. Denna sida ska hjälpa dig att förstå vad din relation till oss innebär när det gäller dina personuppgifter.

Detta dokument handlar först och främst om tre viktiga punkter.

1. Tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och dig.
2. Förklara hur vi använder de personuppgifter du delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig Extend Commerce tjänster och ge dig bästa möjliga upplevelse av dem.
3. Tydliggöra vilka personuppgifter vi samlar in och vad vi gör, och inte gör med dem.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Extend Commerce Sverige AB, 556562-9119 och NT Smartwork AB, 556634-0823, Linnégatan 23, 352 33 Växjö är ett svenskt bolag som tillhandahåller en plattform för att automatiskt kontrollera och synkronisera lager- marknads- och orderinformation mot multipla partners, kanaler och marknader, samt digitala blanketter och stödsystem för asset leasing, nedan kallas ”Tjänsten”. Extend Commerce är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet på Extend Commerce hemsida under extend.se/gdpr

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget hos oss. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Systemadministratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att beställa tjänster, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Extend Commerce avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten.

Extend Commerce är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

• Du beställer Tjänsten
• Du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
• Du anmäler dig till någon av våra utbildningar
• Du har en fråga och/eller kontaktar oss
• Du besöker vår hemsida och accepterar cookies
• Du eller det företag du representerar levererar tjänster till oss
• Du mottar marknadsföring från oss

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt Onlineidentifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten.

Vid anmälan till våra utbildningar behöver vi deltagarens kontaktuppgifter och företagsuppgifter, samt behandla utbildningsuppgifter om kursen du gått. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan vilka personuppgifter vi samlar in och behandlar variera beroende på vilken kommunikationskanal som används.

En detaljerad lista över vilka personuppgifter som behandlas, för vilka ändamål, enligt vilken laglig grund och hur länge behandlingen pågår, finns i tabellen nedan. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida Om Cookies på hemsidan extend.se/kakor/.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

I detta avsnitt beskriver vi närmare våra ändamål med behandlingen av dina personuppgifter.

Extend Commerce samlar in personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt för att ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Behandlingen behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från).

De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten.

Behandlingen av kontaktuppgifter, företagsuppgifter och information om vilken kurs du är deltagare på behövs för att fullgöra våra åtaganden för utbildningstjänster såsom hantera din anmälan och fakturera dig. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning som du samtycker till.

När du kontaktar oss via någon av våra kommunikationskanaler behandlas dina personuppgifter för att vi ska kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidra till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor.

Som besökare på Extends Commerce hemsida samtycker du till cookies för behandlingen av dina uppgifter genom att göra val i vår cookie banner.

Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppnå ändamålen med behandlingen och endast under den tid som är nödvändig för att uppnå ändamålen. Exakt vilka personuppgifter vi behandlar om dig beror på hur du som är kund eller leverantör till oss har kommit i kontakt med oss och vilken/vilka av våra tjänster vi tillhandahåller dig eller det företag du representerar, eller vilken/vilka av era tjänster och/eller produkter som du eller det företag du representerar tillhandahåller oss.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Vid användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med vissa anlitade tredje parter, både inom och utanför EU/EES. Delning av dina personuppgifter till sådana utvalda tredje parter sker för att uppnå samma ändamål och med samma lagliga grunder som personuppgifterna samlades in för och med stöd av. En fullständig översikt avseende mottagare och platser för respektive behandling av personuppgifter i Tjänsten, finns tillgänglig på Extend Commerce hemsida under https://www.extend.se/gdpr/.

De av våra leverantörer som är våra underbiträden har åtagit sig motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. Vid administration av utbildning och när du kontaktar oss använder vi oss av underleverantörer. Dina uppgifter som kund kan komma att samköras med en tredje parts register för att samla in mer information om dig som kund. I det fall du som kund använder EDI-fakturor (elektroniska fakturor) i Tjänsten lämnas personuppgifter ut

till Extend Commerce underleverantör av tjänster avseende EDI-fakturor. Syftet med detta är att informera dina kunder och leverantörer om att du finns tillgänglig för att skicka och/eller ta emot EDI-fakturor. Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen för att vi ska kunna tillhandahålla Tjänsten och fullfölja våra åtaganden gentemot dig. Vi delar personuppgifter om användare och kunder mellan bolagen inom koncernen när du har ett ärende till oss, om informationen behövs för att kunna hjälpa dig. Väljer du att aktivera en integration till konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran.

Vilka rättigheter har du?

Du som är registrerad hos oss har flera rättigheter som du bör känna till.

• Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig.
• Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna.
• Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade.
• Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om behandling av personuppgifterna krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om behandlingen baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen.
• Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring. Du utövar dina rättigheter genom att kontakta oss.

Utöver de personuppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig, kan vi också komma att samla in personuppgifter från tredje part. Dessa tredje parter varierar från tid till annan men inkluderar bland annat leverantörer av adressuppgifter från offentliga register.

När du blir ombedd att lämna personuppgifter kan du välja att inte göra detta. För det fall du väljer att inte ange uppgifter som är nödvändiga kan det leda till att vi inte kan fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på vår hemsida, samt via chatten eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsterna.

Om du har klagomål på hur vi behandlar dina personuppgifter har du alltid rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten. I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten tillsynsmyndighet. De har följande kontaktuppgifter:

Webbplats: https://www.imy.se/

Telefon: 08-657 61 00

E-post: imy@imy.se

Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm