Integritetspolicy

Välkommen till Extend (“vi”, “våra”, “oss”) sida om behandling av personuppgifter. Denna sida ska hjälpa dig att förstå vad din relation till oss innebär när det gäller dina personuppgifter.

Detta dokument handlar först och främst om tre viktiga punkter.

1. Tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din
2. Förklara hur vi använder de personuppgifter du delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig Extends tjänster och ge dig bästa möjliga upplevelse av dem.
3. Tydliggöra vilka uppgifter vi samlar in och vad vi gör, och inte gör, med

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Extend AB, 556562-9119 och NT Smartwork AB, 556634-0823, Västra Storgatan 7, 553 15 Jönköping är ett svenskt bolag som tillhandahåller en plattform för att automatiskt kontrollera och synkronisera lager- marknads- och orderinformation mot multipla partners, kanaler och marknader, samt digitala blanketter och stödsystem för asset leasing, nedan kallas ”Tjänsten”. Extend är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet på Extends hemsida under https://www.extend.se/gdpr/. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget hos Extend. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Systemadministratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att beställa tjänster, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Extend avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten.

Extend är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

• du beställer Tjänsten
• du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
• du anmäler dig till någon av våra utbildningar
• du har en fråga och/eller kontaktar oss
• du besöker vår hemsida och accepterar cookies

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt onlineidentifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten.

Vid anmälan till våra utbildningar behöver vi deltagarens kontaktuppgifter och företagsuppgifter, samt behandlas utbildningsuppgifter om kursen du gått. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, onlineidentifikationer, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns i bilaga 1. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida Om Cookies på hemsidan https://www.extend.se/kakor/ .

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Extend samlar in dessa personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten. Kontaktuppgifter, företagsuppgifter och information om vilken kurs du är deltagare på behövs för att fullgöra våra åtaganden för utbildningstjänster såsom hantera din anmälan och fakturera dig. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning som du samtycker till. När du kontaktar oss via någon av Extends kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor. Som besökare på Extends hemsida samtycker du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.

Vilka delar vi personuppgifter med?

I användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till Extend både inom och utanför EU/EES. En fullständig översikt avseende mottagare och platser för respektive behandling av personuppgifter i Tjänsten, finns tillgänglig på Extends hemsida under https://www.extend.se/gdpr/. Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. Vid administration av utbildning och när du kontaktar oss använder vi oss av underleverantörer, dessa underbiträden och deras plats  för behandlingen framgår av bilaga 2. Dina uppgifter som kund kan komma att samköras med en tredje parts register för att samla in mer information om dig som kund. I det fall du som kund använder EDI-fakturor (elektroniska fakturor) i Tjänsten lämnas personuppgifter ut

till Extends underleverantör av tjänster avseende EDI-fakturor. Syftet med detta är att informera dina kunder och leverantörer om att du finns tillgänglig för att skicka och/eller ta emot EDI-fakturor. Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen för att vi ska kunna tillhandahålla Tjänsten och fullfölja våra åtaganden gentemot dig. Vi delar personuppgifter om användare och kunder mellan bolagen inom koncernen när du har ett ärende till  oss, om informationen behövs för att kunna hjälpa dig. Väljer du att aktivera  en integration till konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Extend sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Om avtalet upphör kommer Extend radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar systemadministratören, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din  systemadministratör kontakta oss. Personuppgifter som behandlas för fakturering av utbildning sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Efter avslutad utbildning sparas uppgifterna tills dess att uppföljning är genomförd. En ny uppföljningstid startar efter varje avslutad utbildningskurs. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra det baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då till ett system och med kontrollerad behörighetsstyrning.

Vilka rättigheter har du?

Du som är registrerad hos Extend har flera rättigheter som du bör känna till.

• Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig.
• Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna.
• Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade.
• Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen.
• Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Extends hemsida, samt via chatten eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsterna.

Bilaga 1 Kategorier av personuppgifter

*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.

*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.

*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.

Bilaga 2

Underbiträden för behandlingen av personuppgifter