Allt du behöver i e-handel

 Professionell e-handel

För att hantera professionell e-handel mot kunder så krävs det mer än bara ett gränssnitt för själva e-handeln. Begreppet e-handel betyder för oss på Extend mer än själva orderläggningen. Extends plattform skapar en förutsättning för att hantera offert, order, leverans samt returprocesser mellan kund och säljare. Även information, statistik och rapporter är en naturlig del av e-handel för oss.

Självklart skall informationen i online gränssnitten omfatta alla affärshändelser mellan kund och säljare, inte bara de som hanteras via internetgränssnitten. För oss är begreppet elektronisk relation med kund ett bättre begrepp än e-handel.

Extends molnbaserade affärsprocessplattform skapar förutsättning för en avancerad relation mellan köpare och säljare som är en helt integrerad del av affärsprocessen.

 

Våra huvudfunktioner som omfattas av begreppet e-handel

Orderlogik

Orderlogik är en central funktion mellan köpare och säljare. . Extends orderfunktioner fungerar på samtliga kanaler in i plattformen; EDI, webbshop eller kundtjänst eller återförsäljare som integrerar mot Extend. Ett pris eller en rabatt räknas alltid på samma sätt och ett disponibelt saldo hanteras i realtid i samtliga kanaler.

  1. Ett centralt orderregister för samtliga orders, oavsett om de ankommit via EDI, webb eller punch out.
  2. Samtliga webbaserade gränssnitt för orderläggning kommer från den centrala orderhanteringen.
  3. Fullständig information mot lager för kunna visa lagerstatus och leveranskapacitet.
  4. Ledtidsberäkning på leveranstid hos kund, både för lagerleveranser, restnoterade produkter och direktlevererade varor.
  5. Logik på artikel/kundnivå vart/vem som skall leverera varan, till vilket pris, vem som får köpa vad osv.
  6. Om varan levereras direkt från leverantör styrs ett inköp för direktleverans till leverantören.
  7. Möjlighet att styra leverans från lager eller direkt beroende på beställd kvantitet.
  8. Kampanjstöd direkt i orderlogiken
  9. Automatisk fraktberäkning
  10. Hantering av reservation av saldo på leveranser i framtiden. (garantera kunden varuleverans)
  11. Hantering av säsongsorders och kampanjorders
  12. Restorderhantering direkt i orderbokningen För fler detaljfunktioner hänvisas till funktionslistan sist i dokumentet.

Webbshop, design och utseende

De grafiska gränssnitten är viktiga. Extends grafiska gränssnitt är helt kundunika och ligger som ett lager ovanpå själva logiken. Beroende på om man säljer till privatpersoner eller om man säljer till företagskunder, eller om man säljer skördetröskor eller strumpor så finns det olika behov av hur detta skall presenteras.

I Extend-plattformen finns flera olika grundvarianter på hur struktur och navigering kan fungera. Varje kund kan dock fritt, utan att det påverkar någon annan som utnyttjar Extend, ha sina helt egna gränssnitt både vad gäller struktur och design.

För med detaljer kring Extend standarddesigner för e-handelsgränssnitt, läs i separat avsnitt.

Direktleveranser och försörjningsmodeller

E-handeln mot kund måste kunna hantera många olika försörjningssätt; lagerleveranser, direktleveranser, konsignationsleveranser, digitala leveranser osv. Extend presenterar leveranstid och möjlighet till samleveranser baserat på kundens behov och tillgänglighet oavsett distributionssätt. Detta möjliggör att hantera stora mängder varor oavsett på vilket lager de finns.

Faktura- och kredithantering

Extends e-handel hanterar olika former av betalningar. (Se alla detaljer i funktionslistan sist i detta dokument.)

När det gäller normala företagskunder så handlar de sällan med kreditkort. Ekonomisk reglering mellan företag sker oftast med någon form av kredit av säljare till köpare, t.ex. faktura 30 dagar. I och med att syftet med effektiva flöden och e-handel är att minimera administrativ tid på varje order och leverans kontrollerar ingen ordermottagare eller administratör normalt sett inkommande order. Då behövs kontrollfunktioner i systemet som beslutar om det är ok att släppa igenom en order för leverans. Extend har inbyggd kreditgränshantering på alla kunder. Kreditgränsen beräknas automatiskt mot angivna maxvärden, utleveranser och gjorda kundinbetalningar.

Om en kund lägger en order i e-handeln utan godkänd kredit eller om det finns obetalda fakturor kommer ordern att registreras som vanligt men fastnar i en granskningskö. Samtidigt kommer ansvarig person att få en avisering om att en order har ”fastnat” och det behövs ett beslut på om ordern skall frisläppas eller inte. Till detta har vi möjlighet att skapa fakturan innan eller efter ordern producerats på lager, vilket gör att den kan t.ex. bipackas eller skapas i efterhand på faktisk kvitterad volym och därigenom lägga till rätt fraktkostnad som då även kan inkludera t.ex. EUR-pallar.

Fakturahanteringen innebär även att vi kan skicka faktura EDI-mässigt eller via e-post. Självklart kan användaren också se sin faktura i webbshopen.

Försäljningsfunktioner och kampanjer.

I Extend finns det ett en hel del funktioner för att driva försäljningen. Det kan vara att man vill trycka ut vissa sortiment, påverka ordersnitten eller tidpunkter när man vill att kunder skall handla.

För att göra detta finns:

  1. Kampanjer
  2. Rabattprislistor
  3. Produkter på köpet
  4. Gränser för fraktfri leverans

Dessa kan samverka mot kunder på en och samma order och en kampanj kan ge samma effekt som t.ex. en fraktfrigräns eller en rabattprislista men det är olika sätt att hantera dem på och de är lämpliga att använda vid olika tillfällen.

Kampanjer

Med kampanjer menar vi någon form av funktion för att skapa merförsäljning. Den kampanjmotor som finns i Extend gör att man kan:

  1. Sätta upp tidsavgränsade kampanjer.
  2. Styra kampanjen mot specifika kundgrupper (enskilda kunder)
  3. Styra kampanjen att den gäller enbart vid köp av viss produkt(er)
  4. Styra kampanjen att den gäller endast vid viss storlek på ordern
  5. Styra kampanjen så att den endast gäller vid uppgivande av en viss kod.
  6. Att den endast gäller vid ett tillfälle för en kund.

Utfallet av en kampanj kan bli

  1. Lägg till annan produkt gratis/till specifikt pris
  2. Gör ordern fraktfri
  3. Ger en rabatt i X kr på artikel eller på ordern
  4. Ger en rabatt med X % på artikel eller på ordern

Restorderhantering

Att visa exakt disponibelt saldo, med exakta tider för nästa möjliga leverans gör att kunderna väljer produkter som kan levereras, men när ordern inte kan levereras i sin helhet vid önskad tid måste man kunna hantera restorderlogik i förhållande till sina kunder. Vissa kunder kanske vill ha produkterna så fort de kommer, medan andra kunder kanske vill att ev. restorders skall annulleras pga. av att de kommer att beställa varorna på nytt. En e-handel måste kunna hantera dessa regler kundunikt och man måste kunna låta kunden avgöra vad som skall ske med restorders.

Extend har många olika varianter av regelverk för restorderhantering; skicka restnoterade produkter så fort det är möjligt, skicka vid nästa ordinarie leverans, del-leverera inte ordern alls, del-leverera men annullera de rader som inte kan skickas osv. Detta är exempel på villkor som man kan sätta på kunden. Kunden kan självklart från sin inloggning ändra status på restorders, om t.ex. en restorder kan levereras men väntar på en annan order så kan kunden välja att frisläppa en restorder för omedelbar leverans.

Öppna, inneliggande eller restnoterade order

Det är inte ovanligt att kunden har flera anställda som kan logga in i e-handeln. Här är det viktigt att snabbt kunna visa för en inloggad person om det finns orders som inte har levererats till den adress/ arbetsställe han själv kommer ifrån. I Extends e-handel kan en person få tydlig information om alla pågående leveranser, oavsett om han själv bokat ordern eller inte, om de skall gå till det arbetsställe som han själva har rätt att boka orders mot. Detta minimerar risken för dubbelbokningar och minskar felhanteringen.

Hantering av restnoterade och inneliggande produkter kan visas utifrån många olika vyer. I detta exempel visas inneliggande orders utifrån produkter. Om de gulmarkerade fälten innehåller korrekt och aktuell data kommer kunden att få stor nytta av att använda onlinetjänsterna.

Retur/reklamationshantering

En retur, reklamation eller en vanlig kreditorder (faktura) måste ju också vara tillgänglig för kunden online. Om det finns minsta risk för att data eller affärersinformation inte finns så kommer kunden aldrig att vara trygg i att använda e-tjänsten. Kontakt kommer alltid att tas via e-post, telefon eller annat sätt.

I Extend plattformen är hela tanken att all information skall vara tillgänglig för den som skall ha den. Detta gäller oavsett olika former av orderkanaler; web-shoporders, EDI-orders, inlästa orders från en mässa, orders registrerade av kundtjänst eller om det handlar av olika typer av orders såsom returorder, ersättningsleveranser, krediteringar eller liknande.

Alla ordertyper hanteras på samma sätt och informationen blir tillgänglig.

I detta fall ser vi olika prefix på ordernummer som förklarar att det är en blandad lista av EDI-orders, web-shoporders och en retur. Allt på samma kund som kundens själv kan följa.

Självklart är även den ekonomiska konsekvensen av en order (t.ex. en faktura) tillgänglig för utskrift.

Prishantering

Självklart måste 100 % kundunik prishantering stödjas i e-handeln. All prishantering i Extend (grundpriser, rabattpriser, kampanjpriser, tidstyrda priser) visas i realtid för kunden i e- handelsgränssnitten. Även kundunika utskrifter av kundens sortiment och egna priser görs direkt i e-handeln. Som säljare kan man även lägga till etiketter, EAN-koder, riktpriser mm. i dessa utskrifter som gör att man kan supportera kundernas behov av information kring produkter och priser.

Prishanteringen omfattar även styrning så att kunden endast kan beställa de av säljaren fastställda beställningsenheter och dessa kan sedan ha inbördes olika priser. Exempel: En produkt kostar 10 SEK för 1 st, en kartong om 6 st kostar 50 SEK och en pall med 10 kartonger kostar 400 SEK.

Internationell handel

Extends plattform har flera olika delar för att klara av internationell handel.

  1. Automatisk hantering av moms beroende på avsändarland och mottagarland av varan (även leverans från tredje land).
  2. EU-moms (Reverse VAT charge according to Article 196 VAT directive)
  3. Intrastatredovisningar
  4. Tull- och Proformafakturor
  5. Sampackade varuleveranser över landsgräns för spridning av annan transportör i mottagande land.
  6. Producentansvar på order. Producentansvaret av förpackning och återvinning betyder att en säljare av en vara skall vara registrerad i och rapportera till olika förpackningsorganisationer i det land varan säljs. Det finns olika register och organisationer som hanterar allt från returglas till tidningar och förpackningar. Extend hanterar organisationer i olika länder med både priser och beräkningar av ”materialförbrukning” för respektive land.
  7. Språkhanterade gränssnitt och dokument.
  8. Valutahanterade transaktioner, både köp- och säljvaluta.

Konteringar och ekonomiska transaktioner

Samtliga händelser i Extends e-handel konteras. Det finns många olika parametrar att styra konteringsinformationen på; ekonomisk kategoriseringar, länder, valutor, kunder, kundgrupper m.fl.

Resultatet är färdigkonterade affärshändelser (huvudboksunderlag) redo för inläsning i bokförings-/affärssystem. (Se mer detaljerad information i Extends finansiell kontering och administration.)

Arbetsflöde offerter

En del av din e-handels relation med din kund omfattar offerter. Extend plattform innehåller funktioner för ett integrerat arbetsflöde och godkännande av offerter.

En säljare skapar en offert, lägger till all tänkbar digital media (ritningar, bilder, filmer, dokument) och skickar iväg ett mail med inloggningslänk till kunden som direkt får access till hela offerten. I detta läge behöver man inte besvära mottagaren med olika inloggningar och lösenord. Länken i mailet med offerten innehåller en engångsnyckel till offerten. Detta gör att det är väldigt enkelt att få till ett integrerat samarbete med offerter med många kunder.

Bilden visar ett exempel på hur det kan se ut när en mottagare klickat på länken till en offert. Här kan man direkt skriva kommentarer, titta på bifogade ritningar, specifikationer osv. Kunden kan t.om själva ladda upp filer till offerten som kompletteringar.

Detta säkerställer rätt information. Det kommer inte att vara några tvivel om vilken produktspecifikation, distributionslista, tryckoriginal eller liknande som var accepterad på offerten. Dessa dokument kommer även att finnas på order, inköp och plock senare i processen. Men skapar även förenklad reproduktionsprocess av order för framtida orders.

Självklart kan kunden direkt på sidan acceptera offerten. Den visas då hos ansvarig person för vidare hantering. Troligen skall en order skapas utifrån accepterad offert. Denna order kan sedan försörjas på olika sätt utifrån Extends försörjningslogik.

Kund/kundprofilering

Med Extends plattform för e-handel så kan du profilera dina gränssnitt, följesedlar, ordererkännande osv. med dina kunders profiler.

I tjänsten kan du identifiera en koncern/varuägare på en kund. Detta begrepp kan användas för att sätta unik design och information i gränssnitten för e-handeln, på följesedlar osv.

Denna funktion skapar många olika möjligheter. Du kan t.ex. erbjuda dina kunder att deras kunder kan logga in i din e-handel och det är profilerat utifrån din kund. Du kan hantera ”private label”-varor och leveranser. Att kunna hantera en fullständig kundunik profilering av ordergränssnitt och leveranser skapar förutsättningar för många effektiva affärsrelationer.

Detta är även viktigt om man vill integrera beställningsfunktioner in i kundernas interna system då profilering spelar stor roll.

Punch Out

Punch Out är ett begrepp för teknisk samverkan mellan ett inköpssystem och en web-shop. Många stora företag vill hantera inköp via attest- och inköpssystem. Det stora problemet med att vara leverantör till företag med sådant inköpssystem är att det är ett omfattande administrativt arbete att underhålla dessa inköpssystem. Att hantera pris och ev. lagersaldo är en sak, men oftast behöver man mer data än så. Framförallt blir det ett bekymmer om det hanteras många artiklar. Då måste alla artiklar i köparens system kategoriseras för att användarna skall kunna hitta dem.

Bilder, kategoriseringar, tillfälliga priser, kampanjer och bristsituationer är relativt dynamisk information som är svår och kostsam att automatisera till många olika köpare.

Punch Out-tekniken är en lösning som möjliggör en smart relation mellan en säljares egna e-handel och köparens funktioner i sitt inköpssystem. Det handlar om att inköpssystemet skapar en inloggning till e-handelssystemet och att sedan användaren använder säljarens e-handelssidor för att göra sitt inköp. Skillnaden mot vanliga inloggning är att e-handelssystemet skickar tillbaka ordern till inköpssystemet för slutgiltigt beslut, attest och process. När ordern väl är godkänd kommer den att skickas som en vanlig EDI- order.

Lite förenklat kan man säga att man inte behöver underhålla artikelinformation i inköpssystemet utan man hämtar aktuella produktdata och priser från säljaren vid behov.

Extends e-handelsfunktioner stödjer Punch Out och efterföljande EDI-kommunikation.

Grafisk utformning

Det finns många olika varianter på grunddesign, både vad gäller design och funktionalitet på ordergränssnitten i Extend. Vilka krav kunden har på ordergränssnitt på dels e-handel mot företag och dels mot privatpersoner kommer att påverka kostnaden på olika sätt.

 

Funktionslista Extend e-handel

Allmänna funktioner

  • Visualisera produkter som är markerade som utgående.
  • Dölj produkten automtiskt om den är markerad som utgående och saldo ej längre finns.
  • Stöd för flera språk och valutor
  • Begränsa sortiment till en viss kundgrupp
  • Flerbutikssystem/Multishop
  • Sociala medier (Facebook, Twitter etc.)
  • Sökfunktion, söker i mer än artikelnummer och namn, indexerad information för snabb sökning.
  • Automatisk exponering av alternativa produkter
  • Se orderhistorik
  • Acceptera ej orders på utgående artiklar om ej disponibelt saldo finns.
  • Utskrift av riktprislistor med återförsäljarmarginaler
  • Reservera saldo mot aviserade inleveranser
Snabborder

  • Genera produkter utifrån mallprodukt och samt koppla attribut(t.ex storlek eller färg)
  • Visa topplistor i butiken (bästsäljare t.ex.)
  • Integration med Google Analytics
  • Bulkexport/återimport av tusentals artiklar på en gång
  • Kopiera artiklar, (vid skapande av nya artiklar)
  • Mina sidor för inloggade kunder Möjlighet att söka på attribut
  • Utskrift av hylletiketter med EAN för kunder.
  • Utskrift av produkt och datasäkerhetsblad
  • Reservera saldo mot disponibilitet. (garantera leverans baserat på tillgänghet vid ordertillfälle)
  • SEO-vänliga länkar
  • Sökmotorsoptimering per sida (title, meta osv.)

Betalning

  • Faktura
  • Förskottsbetalning
  • Postförskott
  • Kreditfakturor
  • Automatisk kvittning kreditfaktura mot debitfaktura
  • Kundunika texter på fakturor, (ex. differentierad text ang betalningar beroende på land osv. )
  • Klarna
  • EDI faktura
  • Hämta adressfunktion via Klarna
  • Fastställa fakturan vid orderläggning eller efter kvittens från lager på exakt vikt och vad som plockats
  • Styra betalningsalternativ på kundgrupper, ordertyper, länder, leveranssätt
  • EDI faktura
  • Kreditkortsbetalningar (DIBS)
  • Fastställa fakturan vid orderläggning eller efter kvittens från lager på exakt vikt och vad som plockats

Design

  • Egna namn på ledtexter och systemtext (ex Orderstatus)
  • Visning av stora bilder och andra medieformat
  • Flera olika storlekar på produktbilderna
  • Automatisk omskalning av bilder (miniatyrbilder)
  • Fungerar i alla populära webbläsare
  • Hantering av strukturartiklar
  • Exportera artiklar
  • Relaterade artiklar
  • Visa produkter i samma familj
  • Kundunik profilering. Dynamisk förändring av utseende och innehåll baserat på vilken kund/kundgrupp som loggar in.
  • Skapa interna och externa länkar
  • Lägg in egen HTML och CSS
  • Lägg till bilder(mediaformat) själv
  • Fortsätt handla-knapp i varukorgen
  • Visa Alternativa produkter
  • Möjlighet att lägga till html sidor
  • Content management verktyg för online editering

 

Försörjning av order

  • Olika fraktpris beroende på leveransland, vikt och även postnr
  • Viktbaserad fraktprishantering
  • Orderbekräftelse per epost
  • Leveransavisering via epost
  • Pallpoolshantering
  • Mottagarfrakt, stöd för hantering av kundernas egna fraktavtal mot transportörerna
  • Avancerad restorderhantering med möjlighet att styra på kund
  • Returorderhantering
  • Visualisering av gränser för fraktfritt samt information om hur mycket mer de kan handla innan de debiteras mer frakt
  • Egen momssats för fraktavgift
  • Olika fraktberäkningar på samma order. För rader med direktleverans, unikt beräknad på enskild artikel (kolli frakt) + vanliga vikt och destinationsberäkningar
  • Exportera orderinformation
  • Leveransbekräftelse
  • Hantering av önskade leveransdatum
  • Obegränsat antal leveransmetoder

 

Inköp och försörjning

  • Leverantör får automatiskt saldo och disponibilitetsrapporter över status på de varor som de levererar.
  • Leverantörer kan själva ta beslut om påfyllnad av lager, avisera detta för att skapa en förväntad inleverans på lager, dvs leverantörsstyrt lager.
  • Leverantör kan logga in och se prognoser på förbrukning av de varor som de levererar.
  • Leverantörer får beställningar med utformade dokument för direktleverans via inloggning i leverantörsportal alt via e-post

 

Integration

  • Standar kopplingar till: Magento, Fortnox och Woocommerce
  • EDI standard (EDIFACT olika format) ORDERS, PRICAT, DESADV, ORDRESPONSE, INVOICE
  • EDI XML
  • EDI Dagligvarubranchen GS1 ESAP20
  • PunchOut
  • EDI mot leverantörer
  • Exportera kunderregister
  • Filtrera kunder efter grupp, varuägare, ekonomisk kategori, land, säljare m.m.
  • Skapande av kunder utifrån orderfiler från försystem
  • Integration – alla tänkbara former av integrationer kan göras.
  • EXCEL importer av kundorder
  • Betalfiler från bank
  • Valutakurs
  • Ange en standardgrupp för nya kunder
  • Obegränsat antal kundgrupper
  • Olika betalningsalternativ till kundgrupper

 

Lagerhantering

  • Exportera lagersaldo per artikel
  • Tillåt beställningar även om lagret är slut, visa leveransdatum när kunden kan ha varan, oavsett om den går via ett lager eller kommer att gå direkt till kund.
  • Visa inkommande leveranser utifrån ledtider
  • Avancerad logik för att köpa in produkter till lager. (prognoser, beställningspunkter, beställningsvaror m.m.)
  • Hantering av flera lager mot samma e-handel. Automatisk styrning mot vilket lager en kund skall styras, både med leveranstider, disponibiliteten m.m.
  • Hantering av virtuella lager
  • Visa meddelande/symbol istället för exakt lagersaldo
  • Hantering av konsignationslager hos kund och leverantör

 

Orderlogik

  • Skapa följesedlar
  • Returdokument
  • Detaljerad ordersökning
  • Validering av postnummer, hela världen.
  • Helt integrerad distributionsprocess
  • Automatisk ordererkännande (multipla mottagare) (EDI, e-post, gränssnitt)
  • Styrning av beställningsenheter och priser mot olika kundgrupper (st, kartong, pall osv)
  • Hantering av komplexa beställningsenheter, t.ex. kund beställer 15 m2 golv, Det ligger 0,9 m2 i varje kartong. Extend kommer då att räkna ut att det måste plockas 17 kartonger (15,3 m2) på denna order.
  • Hantera order från ”anonyma” kunder i web shop, dvs inget absolut krav på inloggning.
  • Säsongsorder, hantera ”förorders” för att kunna göra planerade inköp, beräkna orderstock m.m. frisläpps sedan vid rätt tid, och först då påbörjas reservationen av saldo.
  • Automatisk hantering av regelverk för hantering av restorders. Kund unik hantering och möjlighet för kunden att välja vid orderläggning och via min orderstatus sida.
  • Track and Trace

 

Priser, rabatter, kampanjer, moms

  • Köp X artiklar på Y på köpet
  • Fri frakt över visst köpbelopp
  • % eller KR i rabatt vid visst ordervärde
  • Styrning av kampanjer på grupper, koder, sortiment m.m.
  • Automatisk hantering av moms vid internationell handel
  • Priser inkl./exkl. moms
  • Ange individuell moms per artikel och land
  • Prissättningslogik.
  • Hantering av rabatter i % och i KR
  • Multipla, samverkande prislistor med tidsinställningar
  • Multipla rabattprislistor mot grundprislistor, automatisk hantering
  • Fri frakt över visst köpbelopp
  • Ge rabatter på extrapriser
  • Stöd för flera valutor, både köp och säljkurser. Tidsstyrda valutakurser
  • Tillåt användning av samma rabattkod flera gånger
  • Se antal köp per rabattkod
  • Obegränsat antal rabatter
  • Ställ in giltighetstid för rabatter
  • Begränsa nyttjande av en viss kampanj
  • Begränsa nyttjande av kombinationer av kampanjer
  • Enkelt urval för att sätta rabatter på artiklar
  • Procentuell rabatt
  • Fast rabattbelopp
  • Koppla rabatter till kundgrupper
  • Rabattkoder
  • Köp 1 för X kr, 2 för Y kr osv. (mängdrabatt)
  • Ställ in avrundning per valuta
  • Välj standardvaluta per land
  • Ange en valuta som standardvaluta
  • Anpassad växelkurs för valfria valutor
  • Automatisk hantering av moms, Inom SE, till EU land, Export

 

Produktadministration

  • Olika former av produktklassificering, kategorier, ekonomiska kategorier, varuägare, skattetyp, sortimentsgrupper osv.
  • Sälj produkter med alternativ (storlek, färg osv.)
  • Strukturartikel
  • Konfigurationartikel(En t-shirt i tre färger och fem storlekar kan bli 15 produkter)
  • Krav på kvantitet (lägsta eller högsta)
  • Integration med Facebook för att kommentera artiklar
  • Produktbeskrivningar i olika språk
  • Hantering av olika former av media i e-handel. Bilder, texter, dokument, videos, streamingtjänster
  • Integration med Addthis